Alinhar as ideias e objetivos de todos os colaboradores que fazem parte da equipe de TI é um desafio constante do gestor. É preciso deixar todos alinhados com os mesmos objetivos, mas, geralmente, as reuniões não atingem seus intuitos.

Isso acontece pois, é necessário realizar um planejamento e estar preparado para que o encontro não acabe sendo apenas uma perda de tempo, e para que seja possível cativar a atenção dos presentes para tudo que está sendo dito.

Para ajudar você a criar reuniões mais eficazes, que realmente possam ajudar a passar as orientações necessárias à sua equipe de TI, criamos este post com algumas dicas. Acompanhe e tenha uma boa leitura!

A importância das reuniões com a equipe de TI

Realizar reuniões com o time de colaboradores é fundamental para alinhar a visão de todos e repassar quais serão os objetivos esperados, assim como, realizar um acompanhamento detalhado do andamento dos projetos em que todos estão envolvidos.

A reunião é uma ferramenta de comunicação poderosa, que visa não apenas apresentar informação para os integrantes da equipe, mas também criar um cenário colaborativo onde todos possam se expressar.

Com isso, é comum que em reuniões que obtenham sucesso nesse intento, novas ideias e soluções acabem surgindo, uma vez que todos os profissionais de TI têm voz ativa e se sentem à vontade para compartilhar os seus pensamentos.

Ao mesmo tempo, esses encontros permitem o alinhamento de visão estratégica entre o gestor e o restante do time, sendo que a falta de uma reunião envolvendo todo o grupo pode acabar fazendo com que o senso coletivo se perca.

No entanto, é preciso ter em mente que boa parte das reuniões realizadas pelas empresas não precisariam acontecer e acabam fazendo apenas com que os colaboradores percam tempo de trabalho.

Isso acontece pois, a falta de uma pauta bem definida, encontros constantes e sem planejamento, acabam prejudicando o uso dessa ferramenta e a visão que os colaboradores fazem dela.

Dicas para a produtividade das reuniões

Reunimos algumas dicas simples, porém, eficazes para ajudar você a organizar e planejar melhor suas reuniões, garantindo assim que seu time de TI não fique entediado ou acredite que os encontros são em vão. Confira.

1. Analise a necessidade da reunião

Antes mesmo de planejar a pauta de uma reunião, você precisa ter em mente o quão importante é a realização desse encontro e se ele é realmente necessário, uma vez que todos terão de deixar suas atividades para se fazerem presentes.

Algumas empresas optam por realizar reuniões diárias rápidas ou semanais um pouco mais demoradas, contudo, nem sempre essa ideia pode ser boa para você. Apenas se reúna com o restante da equipe se isso for necessário para que não se banalize as reuniões.

2. Tenha objetivos claros

É comum, ao reunir várias pessoas em um local, que a atenção acabe se dispersando, ainda mais quando falamos do time de TI, que enfrenta várias situações no dia a dia e acaba falando de outros problemas durante o encontro.

Nesse ponto é importante criar uma pauta clara sobre os assuntos que serão tratados durante a reunião, além disso, o gestor deve agir como um mediador, evitando que o restante da equipe se disperse e acabe tratando de outros pontos.

Com a elaboração da pauta, o foco se limita apenas aos assuntos listados, sendo que qualquer outra situação que apareça deverá ser discutida em novo encontro ou apenas pelos interessados, após a reunião.

3. Defina um tempo certo

O tempo é outro fator chave, pois ao se prolongar demais, um encontro pode acabar minando o interesse dos colaboradores, que deixaram de participar e prestar atenção ao que está sendo discutido.

Por conta disso, estabelecer um tempo máximo e uma média para cada um dos assuntos que devem ser abordados é fundamental, evitando assim que a reunião se prolongue mais do que deveria.

Uma boa ideia é realizar os encontros de pé, uma vez que o desconforto gerado acaba fazendo com que a reunião seja instintivamente rápida, durando pouco mais de 15 minutos.

4. Estimule a participação dos colaboradores

Os colaboradores não podem ser meros expectadores de uma reunião, eles devem ser estimulados a participar, ainda mais que, na maioria das vezes, eles são os detentores da informação.

Além disso, são os colaboradores que, geralmente, estão em contato direto com os clientes e com os desafios do dia a dia, sendo que as melhores ideias para lidar com os problemas podem vir deles.

5. Utilize a tecnologia

Nem sempre realizar uma reunião presencial pode ser uma boa ideia. O deslocamento necessário para cada colaborador pode variar, sendo que hoje, nem sempre todos estão alocados no mesmo espaço.

Por conta disso, contar com ferramentas como o Skype ou Hangouts pode ser uma boa saída para realizar reuniões rápidas, online, sem a necessidade que ninguém saia de sua mesa, facilitando as coisas.

Porém, é preciso ter em mente que mesmo em um encontro virtual, todas as dicas que já foram descritas acima continuam valendo, sendo necessário cautela para não acabar abusando do recurso sem necessidade, realizando reuniões a todo momento e prejudicando a produtividade de seus colaboradores.

O software de Service Desk

Por último, deixamos em separado uma dica muito importante, pois não tem ligação apenas com as reuniões, mas também com a gestão em geral da empresa. A utilização de um software de Service Desk é fundamental para acompanhar o andamento das atividades.

Por meio dele é possível verificar em que cada um dos colaboradores está trabalhando, gerar relatórios acerca dos resultados do time, analisar informações em busca de gargalos, entre outros pontos interessantes a quem presta serviços de TI.

Ao contar com o subsídio de um software como esse, o gestor pode programar e definir os temas de suas reuniões de forma muito mais simples e rápida, tendo acesso a todas as informações necessárias em tempo real. Isso garante que não se perca tempo durante os encontros.

Fazer reuniões periódicas com a equipe de TI é fundamental para manter todos os colaboradores na mesma visão e entender os desafios do dia a dia dos profissionais, contudo, é preciso seguir as dicas estabelecidas neste post para evitar a banalização dessa ferramenta.

Ainda não acabou! Confira nosso próximo post e entenda como motivar e engajar o seu time de TI!

Luís Montanari
Autor

Graduado em Comunicação Social, o líder dos times de vendas e marketing da ADDEE SolarWinds MSP é pai de duas lindas meninas e apaixonado por política, tecnologia, cerveja e também pelas singularidades das pessoas. Seu maior objetivo profissional é transformar empresas de suporte em verdadeiros MSPs!

Escreva um comentário

Share This