Nem todas as empresas criam um plano de TI, e como consequência, acabam tendo problemas na hora de gerenciar suas atividades, buscar por novas tecnologias ou simplesmente aplicar seus serviços aos clientes.

O planejamento é uma atividade fundamental a qualquer empresa e quando falamos sobre prestadores de serviços de tecnologia essa importância aumenta, pois, novas soluções surgem todos os dias e o mercado é altamente volátil.

Nosso objetivo com este post é ajudar você, listando alguns passos, de forma clara e simples, de como iniciar a criação de um plano estratégico de TI, que possa orientar as ações de sua organização. Confira!

A importância de criar um plano estratégico de TI

O plano de TI é uma ferramenta de gestão que considera, em sua criação, variáveis internas e externas da empresa e a evolução esperada para um certo período de tempo, levando em conta detalhes como aumento de negócios, crescimento da empresa, expansão do mercado e outros pontos.

Ele é utilizado, principalmente, para subsidiar a tomada de decisões dos gestores da empresa, pois é nesse plano que estão descritos os objetivos esperados e as metas até o seu cumprimento.

Entre os pontos cruciais apresentados em um plano de TI estão a redução de custos, a melhoria da segurança da informação, a criação de uma visão sistêmica de negócios, entre outros objetivos básicos.

Por meio de um plano bem definido, o gestor pode verificar melhor quais os pontos de automatização e quais processos precisam ser remodelados, garantindo maior eficácia da equipe e reduzindo os custos de operação.

Além disso, o prestador de serviços de TI também pode conhecer melhor a realidade de seus clientes e criar um alinhamento estratégico entre suas ações e o negócio do contratante, obtendo assim, melhores resultados.

O plano de TI também atua como um norte para todos os colaboradores, que têm plena consciência dos objetivos e metas da empresa e o que se espera de sua atuação, melhorando a produtividade da equipe de TI.

Manter esse documento atualizado e em execução também pode servir como uma prestação de contas aos clientes, que poderão verificar todas as atividades que o prestador de serviços está desenvolvendo e seus objetivos para melhorar o ambiente de TI do contratante.

Passos para a construção de um plano estratégico de TI

Um plano estratégico de TI é naturalmente complexo, e por conta disso, é normal que a criação desse documento, em um primeiro momento, seja um desafio para qualquer gestor, mesmo os mais experientes. Pensando nisso, criamos um passo a passo simples para ajudar você nessa jornada.

1. Analise o ambiente interno e externo

O primeiro passo é analisar o ambiente interno de sua empresa, seus processos, forças e fraquezas, tudo aquilo que influencia a tecnologia da informação dentro da organização.

É preciso realizar um levantamento interno de todos os processos e colaboradores atuantes na TI e sua atual infraestrutura, além dos serviços prestados aos seus clientes.

Verificar o mercado também é fundamental, não apenas realizando uma análise de seus contratantes, mas também, de seus concorrentes diretos, ações e tecnologias em uso.

Dentro dos pontos internos a serem levantados podemos destacar:

  • capacidade da TI atualmente;
  • vulnerabilidades e fragilidades;
  • plano de continuidade;
  • satisfação interna e externa;
  • equipe de TI.

Já no ambiente externo deve-se buscar informações acerca de:

  • direcionamento atual do negócio;
  • concorrentes e tecnologias;
  • satisfação dos clientes;
  • novas ferramentas;
  • demandas atuais.

2. Defina objetivos

Após ter levantado o máximo de informações internas e externas é hora de estabelecer o objetivo principal do plano de TI, o porquê de se criar um planejamento e o período em que se buscará atingir esse ponto.

Um plano que não considera uma data de entrega acaba não sendo levado a sério e não consegue atingir seus objetivos, ficando fadado ao esquecimento, sendo apenas uma perda de tempo.

Algumas sugestões de objetivo são:

  • reduzir os custos de operação;
  • otimizar os processos atuais da empresa;
  • melhorar a segurança da informação;
  • conquistar um novo mercado;
  • implantar uma nova tecnologia;
  • treinar os colaboradores de acordo com um novo objetivo;
  • aumentar a mobilidade;
  • aproveitar uma nova oportunidade do mercado.

Esses são apenas alguns exemplos básicos de objetivos gerais, sendo que podem se criar várias metas secundárias para servir como forma de medir o avanço na busca por esses pontos.

3. Crie um planejamento de execução

O plano de execução nada mais é que um detalhamento de como se espera atingir os objetivos e metas traçados no planejamento e torna a prática do plano em algo claro e mensurável.

Para isso pode-se criar indicadores, também chamados de KPIs, que auxiliam na medição do progresso de vários pontos estratégicos, por exemplo, o número de chamados em aberto, o tempo médio de atendimento, entre outras questões.

Realizando um acompanhamento desses indicadores, pode-se perceber o andamento do planejamento e a proximidade em atingir os objetivos e metas traçados.

4. Mantenha um monitoramento

Não basta apenas executar, é preciso acompanhar a aplicação do planejamento para verificar como está o seu andamento e a possibilidade de atingir, ou não, o objetivo e as metas estabelecidos.

Esse acompanhamento pode variar bastante de acordo com a empresa, sendo que o ideal seria realizar uma avaliação mensal para verificar se os resultados esperados estão sendo atingidos.

5. Realize ajustes caso necessário

Ao monitorar o andamento das atividades e processos da empresa em relação ao que foi descrito no plano de TI, pode-se verificar que, muitas vezes, os resultados esperados não foram atingidos.

Quando isso acontece, é necessário realizar ajustes, sendo algo muito comum, uma vez que não é possível imaginar um cenário futuro completo e novos desafios podem surgir a qualquer momento.

Dessa maneira, caso você identifique que as metas não serão alcançadas, pode-se tomar duas iniciativas: alterar o planejamento, pois percebe-se que não é possível alcançar o objetivo, ou altera-se os processos, insistindo no caminho já traçado. Tudo dependerá de sua leitura da situação.

Montar um plano de TI é fundamental para lidar com todos os desafios que permeiam a atividade de prestação de serviços de tecnologia e os múltiplos ambientes em que se necessita atuar. Esperamos que os passos descritos aqui possam ajudar você a planejar melhor suas ações.

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Rodrigo Gazola
Autor

Com muitos anos de experiencia em TI, trabalhando 24 horas por dia, 7 dias por semana, dá aula sobre excelência em workaholic. Apesar de ser especialista em MSP, adora quando o assunto é backup. Rodrigo esbanja bom humor (diz a lenda que seu segredo é cerveja, churrasco e Rock'N'Roll) e é o mais ativo daqui, já até pensou em rodar o mundo em cima da sua bike.

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