Já ouviu falar em BPO? Com a especialização das empresas em seus ramos de negócio, é inevitável o crescimento da demanda por atividades que fogem dos objetivos centrais da área, como os serviços de TI. Em alguns casos, estes são fundamentais para o alcance de metas dentro da empresa.

Quando a instituição não conta com especialistas em Tecnologia da Informação ou tem poucos recursos para investimento, a terceirização desse serviço parece uma ótima opção de negócio. É nesse aspecto que BPO aparece como solução.

Neste post, o nosso objetivo é apresentar algumas informações sobre BPO, a sua importância nos tempos atuais e como colocá-lo em prática, principalmente na área de TI. Continue conosco e confira!

O que é BPO?

A sigla BPO significa Business Process Outsourcing e pode ser chamada de Terceirização de Processos de Negócio. O seu conceito é simples: uma organização que não possui expertise em determinada área contrata outra organização para realizar um processo relacionado a essa falta de especialização.

O conceito de BPO nasceu na indústria. Muitos fabricantes precisavam contratar outras empresas para lidar com determinados processos que faziam parte de sua cadeia de produção, mas não se relacionavam diretamente com a fabricação dos seus produtos. Com o passar do tempo, outras organizações passaram a adotar essa prática para otimizar tempo e recursos.

Podemos dizer que o BPO é uma forma de canalizar energia e recursos para a atividade-fim da empresa. Terceirizam-se a outras organizações o máximo de processos secundários, aqueles que não estão ligados diretamente a atividade-fim.

Segundo relatório emitido pela MarketLine, BPO Services Industry Almanac, o setor de outsourcing de processos e atividades gerou uma receita de U$ 144,9 bilhões de dólares apenas em 2017, mostrando como o conceito vem criando força.

Hoje, empresas de diversos nichos utilizam o conceito de BPO em suas atividades, até mesmo organizações sem fins lucrativos e agências governamentais. Todos contratam prestadores de serviço, tornando a prestação de serviços de TI uma das práticas mais comuns.

Porque utilizar BPO?

As empresas que buscam a aplicação do BPO deixam de lado as atividades operacionais para tomar uma postura mais estratégica em relação aos seus negócios. A partir da terceirização, há o redirecionamento do foco de gestores e colaboradores para funções que geram valor diretamente para a empresa e para seus produtos.

As consequências são a redução de custos, o aumento de qualidade dos produtos e uma maior variedade aos clientes.

A decisão por repassar parte das atividades da empresa também permite o desenvolvimento de operações em larga escala e uma maior escalabilidade do negócio. A organização não terá de se preocupar com o crescimento da demanda de determinadas atividades.

Por exemplo, com a expansão do negócio, pode crescer a necessidade de uma maior quantidade de armazenamento e servidores mais potentes. Com o BPO, é a empresa contratada que deve lidar com esses problemas, permitindo que o negócio se volte às atividades estratégicas de expansão.

Outro ponto muito interessante diz respeito à mão de obra especializada para a realização dos processos. Colaboradores com esse perfil exigem salários altos da empresa, o que pode comprometer a folha de pagamento. Com a terceirização, a empresa conta com prestadores de serviço especialistas em seus mercados e não perdem em termos de qualidade.

Os custos também passam a ser mais controlados. Os acordos de BPO contam com cláusulas de Service Level Agreements, previamente acordadas entre as partes e que garantem a prestação de serviços e demais variáveis do negócio.

O também chamado SLA, são compromissos de qualidade assumidos entre o prestador de serviços e o cliente, delimitando as suas ações e determinando as responsabilidades de cada parte do contrato, sendo que caso descumpridos por um dos envolvidos pode gerar multas ou rompimento de contrato.

Benefícios como esses dificilmente são alcançados com processos internos, que apresentam custo fixo e crescimento limitado. A partir da terceirização de serviços, a gestão deixa de ser feita de forma não especializada e o nível de produção da empresa tende a aumentar.

Como aplicar esse conceito no setor de TI?

O setor de TI é um dos que mais crescem no mundo. Segundo estimativas da Gartner, serão mais de U$ 3,8 trilhões de dólares investidos em tecnologia da informação apenas em 2019. Isso mostra que empresas estão buscando formas de inovar sem perder a qualidade dos produtos e aumentar os custos.

O BPO se mostra uma ótima alternativa para otimizar os ganhos. A seguir, separamos os pontos que demonstram a aplicação desse conceito às operações de TI.

Análise de dados

A análise de dados não é uma atividade comum na maioria das empresas, mas que desempenha valor estratégico para o crescimento de qualquer empresa. Ao utilizar o BPO, a sua empresa conta com a prestação especializada desse serviço de TI, com relatórios precisos para tomar decisões mais embasadas.

Processos jurídicos

Outras atividades necessárias dentro das empresas são os processos jurídicos e o alinhamento de serviços a legislações vigentes. Uma empresa terceirizada, com profissionais qualificados e especializados, pode ser de grande ajuda, ao assegurar a conformidade do setor de TI com todos os requisitos legais.

Contabilidade

A contabilidade, principalmente o recolhimento e pagamento de tributos, é uma atividade essencial para evitar problemas com a Receita e demais órgãos fiscais. Repassar essa atividade a uma empresa especializada garante agilidade e precisão nas transações.

Compliance

A conformidade e as boas práticas são fundamentais quando falamos em TI, pois elas ajudam a reduzir erros por meio de uma rotina operacional muito bem embasada. Ao buscar um BPO, pode-se encontrar profissionais especializados na realização de auditorias de processos.

Esses especialistas analisam todas as rotinas de TI da empresa e verificam erros, gargalos e possibilidade de melhoria. Isso gera relatórios com as ações a serem tomadas, que visam manter a empresa em conformidade com as boas práticas de TI.

Área fiscal

O nosso cenário fiscal é altamente complexo, com diversos tributos que funcionam a partir de inúmeras regras, o que pode dificultar a vida de algumas empresas. A terceirização desse serviço auxilia a empresa a entender como ela pode gerenciar os seus processos fiscais, de modo a evitar qualquer problema com órgãos do governo.

Como vimos, o investimento em BPO fortalece o foco em ações estratégicas da empresa, ao poupar os colaboradores de muitas atividades operacionais. Isso permite uma canalização de energia da equipe para atividades que impactam diretamente a saúde financeira do negócio.

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Rodrigo Gazola
Autor

Com muitos anos de experiencia em TI, trabalhando 24 horas por dia, 7 dias por semana, dá aula sobre excelência em workaholic. Apesar de ser especialista em MSP, adora quando o assunto é backup. Rodrigo esbanja bom humor (diz a lenda que seu segredo é cerveja, churrasco e Rock'N'Roll) e é o mais ativo daqui, já até pensou em rodar o mundo em cima da sua bike.

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