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A renovação de contrato é um dos pontos mais delicados na relação de negócios entre um prestador de serviços gerenciados de TI e seus clientes, sendo que é preciso muito cuidado para garantir a continuidade do acordo.

A falta de satisfação do cliente com seus serviços pode vir à tona apenas nesse momento, dificultando as negociações e acabando por impedir a renovação, fazendo com que o prestador de serviços perca o cliente e receita.

Para evitar que uma situação como essa aconteça em sua empresa e garantir uma negociação de renovação de contrato tranquila, selecionamos algumas informações muito importantes para você. É só continuar a leitura!

A importância da fidelização

Clientes fiéis e satisfeitos são a melhor propaganda para qualquer negócio, pois eles podem trabalhar como evangelizadores da sua marca e indicar sua empresa sem cobrar nada por isso.

Quando falamos em prestação de serviços, cresce a importância da fidelização dos clientes, pois manter seus consumidores atuais é muito mais econômico do que conquistar novos.

Entre as vantagens da fidelização, podemos citar:

  • aumento na demanda por novos serviços;
  • indicações;
  • aumento do ticket médio;
  • receita previsível;
  • feedback sobre seus serviços.

Dicas para a renovação do contrato

São várias as atitudes que podem ser tomadas para garantir a renovação de um contrato de prestação de serviços gerenciados em TI com seus clientes. Reunimos algumas das principais dicas para compartilhar com você.

1. Planeje a renovação com antecedência

A renovação nunca pode ser deixada para os últimos meses do acordo, pois isso causa um senso de urgência em ambos os lados, o prestador de serviços e o cliente, impactando diretamente na qualidade da negociação. Como um exemplo claro, temos os atletas e jogadores de futebol, vôlei, que têm seus contratos renovados quase sempre com mais de um ano para o fim do acordo vigente, aumentando assim as chances de sucesso na negociação.

Da mesma forma, adiantar a renovação permite que você e sua equipe planejem muito bem as propostas que serão feitas ao cliente e construam algo muito mais interessante para as duas partes.

Sendo assim, ao apresentar essa proposta, mesmo que ela seja rejeitada, poderá abrir uma boa margem de negociação e o tempo disponível para isso ainda será viável, garantindo uma boa conversa entre as partes para que se entendam. O que você e sua equipe devem ter sempre em mente é que conquistar um novo cliente é muito mais caro do que manter os que já se tem, sendo fundamental para a saúde financeira da empresa evitar a sua saída.

O planejamento da renovação já deve ser realizado desde a assinatura do acordo, pois a cada momento é possível colher informações relevantes sobre o cliente para serem utilizadas posteriormente na hora de renovar o contrato.

2. Garanta que o cliente tenha uma visão clara sobre seus serviços

O seu cliente sabe exatamente pelo que ele paga a sua empresa todos os meses? A falta desse conhecimento pode ser algo muito prejudicial na hora de renovar um contrato. Ao deixar de saber que serviços ele está pagando, o cliente tem dificuldade de visualizar o real valor desse contrato e acaba deixando de manter um acordo com a sua empresa.

É preciso que ele veja, de preferência todos os meses, informações atualizadas sobre o que sua organização está fazendo e dados gerais sobre os serviços prestados. Por exemplo, ao fornecer segurança da informação, um bom indicador a ser apresentado ao seu cliente é o número de ameaças que foram bloqueadas no último mês e os prejuízos que foram evitados com isso.

Essa é uma informação clara de que os seus serviços estão trazendo maior valor para o negócio do cliente e que a renovação do contrato é uma maneira de manter esse valor conquistado.

3. Preocupe-se com seu relacionamento com os clientes

É muito comum nas empresas de prestação de serviços de TI que todos os profissionais estejam sempre ocupados com alguma coisa. Mas sempre que um cliente entrar em contato ou realizar uma solicitação, é preciso atendê-lo.

Essa atitude faz parte da construção de um relacionamento entre fornecedor e consumidor. Se essa relação não for boa, quando for a sua vez de entrar de contato com o cliente para buscar a renovação, você também poderá não receber nenhum retorno.

Além disso, é preciso ouvir e responder aos clientes. Muitas vezes eles realizam solicitações que não podem ser atendidas mas, mesmo assim, deve-se fornecer algum tipo de explicação sobre o fato.

4. Seja transparente com relação a reajustes

A renovação sempre conta com reajustes de preços, afinal, todos os custos de operação sempre sobem e devem ser repassados ao cliente final para que a empresa possa manter sua rentabilidade.

É claro que o cliente, mesmo também sendo uma organização que busca o lucro, nem sempre fica satisfeito com essa necessidade de reajuste dos valores praticados e, por isso, pode buscar outro fornecedor de serviços de TI.

Por esse motivo, é preciso ser muito transparente durante a fase de negociação da renovação, para garantir que o cliente entenda a real razão dos reajustes que estão sendo aplicados.

5. Entregue o que foi prometido

Esta, que é uma das principais dicas para a renovação do contrato, deve ser em prática antes mesmo da assinatura do primeiro acordo: não prometa aquilo que sua empresa não pode cumprir.

Prometer algo que você não consegue realizar pode até mesmo garantir o cliente em um primeiro momento, mas acabará desgastando a sua relação junto a ele e levará à insatisfação, ferindo a sua imagem no mercado e impedindo negócios futuros.

Outro ponto é que a renovação dificilmente ocorrerá, pois o cliente não acreditará em novas promessas, podendo ocorrer o cancelamento precoce.

O contrato de prestação de serviços

Por último, vamos apenas dar uma dica final que pode ser aplicada na primeira assinatura e nas renovações. Esteja sempre atento na hora de redigir o contrato de prestação de serviços gerenciados de TI.

Esse documento será responsável por gerir a relação entre sua empresa e os seus clientes e, por conta disso, deve ser muito claro acerca das responsabilidades e deveres de cada uma das partes.

Um bom contrato é sempre uma ótima forma de proteger a relação do prestador de serviços com o cliente e manter todos satisfeitos. Evite também realizar qualquer tipo de serviço que não esteja no documento, sendo que, caso haja essa necessidade, pode-se anexar uma nova cláusula que dê segurança jurídica ao fato.

A renovação de contrato é um problema para a maioria dos prestadores de serviços gerenciados de TI, mas temos certeza de que, se você seguir as dicas elencadas neste post, tudo ficará muito mais simples.


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Rodrigo Gazola
Autor

Com muitos anos de experiencia em TI, trabalhando 24 horas por dia, 7 dias por semana, dá aula sobre excelência em workaholic. Apesar de ser especialista em MSP, adora quando o assunto é backup. Rodrigo esbanja bom humor (diz a lenda que seu segredo é cerveja, churrasco e Rock'N'Roll) e é o mais ativo daqui, já até pensou em rodar o mundo em cima da sua bike.

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