Muitas empresas não têm ideia de como funcionam ou quais são os equipamentos que existem em sua infraestrutura de tecnologia da informação. Esse é um problema que pode ser resolvido por meio da criação de uma documentação de TI.

Como realizar uma manutenção rápida e eficaz em um ambiente desconhecido? Isso não é possível, a menos que seja algo muito simples, caso contrário será necessário perder um bom tempo para entender todo o contexto.

Neste post vamos mostrar para você como a documentação de TI pode ser algo fundamental para quem presta serviços gerenciados de tecnologia da informação, garantindo pronta resposta a qualquer problema que possa ocorrer. Continue conosco e boa leitura!

O que é documentação de TI?

A gestão profissional do ambiente de tecnologia de uma empresa parte de uma análise completa desse ambiente e de tudo o que faz parte dele, buscando entender todos os relacionamentos existentes.

A documentação de TI nada mais é que uma série de documentos e mapas conceituais que permitam a qualquer profissional que nunca teve contato com o ambiente registrado entender como ele funciona.

Ela é composta de uma série de itens que são indispensáveis para se obter conhecimento da infraestrutura de TI do cliente. Entre eles estão:

  • dados dos servidores — informações de hardware, nomes, documentos de instalação, localização etc.;
  • internet — link, provedor utilizado, servidores e tipo de tecnologia utilizada;
  • roteamento e endereçamento IP — endereços, mapas e esquemas;
  • topologia de rede — leiaute, controles de acesso e diagrama;
  • ativos de rede — firewalls, switches e roteadores;
  • políticas — funcionamento da criação de usuário, segurança, instalações de novos softwares, entre outros;
  • hardwares e softwares adquiridos;
  • contatos — principais contatos dentro do cliente e outros como fornecedores de rede e equipamentos.

Qual a importância da documentação de TI?

Prestadores de serviço em TI lidam com vários clientes ao mesmo tempo, sendo que cada um deles tem uma infraestrutura composta de várias tecnologias diferentes.

Dentro de ambiente totalmente diverso, a curva de aprendizagem pode ser gigantesca, o que demanda um modo de controlar as informações da melhor forma possível e evitar qualquer problema.

Assim, a documentação de TI se apresenta como ferramenta fundamental para criar arquivos de fácil leitura e interpretação por parte de qualquer profissional e que permitam entender todo o contexto de tecnologia de uma empresa.

Além disso, ela propicia a organização das informações e contribui para a criação de um ambiente de TI muito mais estruturado, sendo possível checar rapidamente na documentação o que é necessário para evoluir o cenário.

Da mesma maneira, ao ocorrer qualquer problema, pode-se recorrer aos arquivos para entender qual pode ser a causa da situação enfrentada e encontrar a origem muito mais rapidamente.

Por que apostar na documentação de TI?

São vários os benefícios na criação de uma documentação de TI por parte dos prestadores de serviço, assim como também as empresas podem se beneficiar.

Entre as principais vantagens estão:

Implementação de novos colaboradores

Diminuir a curva de aprendizado dos novos colaboradores é um desafio dentro de empresas de MSP, pois são vários ambientes diferentes a serem tratados. Contudo, ao contar com uma documentação de TI bem elaborada, qualquer profissional pode entender facilmente o contexto de cada cliente.

Segurança

Outro ponto muito importante é garantir a segurança, resguardando informações vitais para o funcionamento de uma empresa e garantindo sua privacidade, uma vez que serão armazenados dados, como a criação de usuários.

Garantia da continuidade do trabalho

A continuidade do trabalho dos clientes é o principal benefício de uma documentação de TI, uma vez que permite aos prestadores de serviço entender rapidamente o funcionamento de uma infraestrutura de tecnologia e aplicar pronta resposta.

Auxílio à proatividade

A principal característica de um MSP é a proatividade, sendo que conhecer totalmente o ambiente de TI dos clientes permite criar um planejamento proativo muito mais eficiente.

Como criar documentação de TI?

Para finalizar este post, separamos algumas pequenas dicas que podem auxiliar na criação de uma documentação de TI completa.

Utilizar ferramentas colaborativas

Para que os arquivos com informações sejam funcionais, eles devem poder se acessados de forma simples pelos seus colaboradores sempre que surja uma dúvida.

Para isso, podem ser utilizadas ferramentas de colaboração em nuvem, como o Google Docs, que permitem a edição e a leitura de documentos de forma remota, sendo que é fundamental manter a segurança desses arquivos por controle de acesso.

Definir responsabilidades

O ideal é que a atualização de um documento de TI seja de responsabilidade de apenas uma pessoa, que deve inserir qualquer alteração sempre que necessário. Assim é evitada a probabilidade de erros e informações duplicadas no arquivo.

Criar uma checklist

Um MSP lida com vários clientes, e com isso pode ter em mãos vários arquivos diferentes. Para criar uma documentação de TI de forma padronizada pode-se utilizar uma checklist com todos os dados mais relevantes, facilitando a geração do documento.

Utilizar esquemas e mapas conceituais

A documentação de TI não se limita apenas a texto, sendo possível inserir esquemas e mapas conceituais que permitam o entendimento simples de todo o ambiente de tecnologia de um cliente.

Complementar ainda mais

Para prestadores de serviço em TI, pode-se complementar ainda mais a documentação, criando arquivos que detalhem o passo a passo para a realização de uma série de atividades, como atualizações e monitoramento.

Dessa forma, tudo ficará ainda mais simples, e a curva de aprendizado de novos colaboradores poderá diminuir mais, uma vez que não é preciso que um profissional experiente acompanhe todos os seus passos, pois já existe um guia.

Focar a simplicidade

Não exagere na quantidade de informações dentro da documentação, pois ela pode ficar confusa e perder o sentido. Tenha o foco na linguagem simples e apenas em dados relevantes para o trabalho.

A documentação de TI é um item fundamental dentro das empresas, principalmente quando falamos em um MSP, que pode lidar com vários tipos de ambientes ao mesmo tempo.

Ainda não acabou! Temos mais um post incrível para você: confira algumas dicas para definir o preço em serviços de TI!

Rodrigo Gazola
Autor

Com muitos anos de experiencia em TI, trabalhando 24 horas por dia, 7 dias por semana, dá aula sobre excelência em workaholic. Apesar de ser especialista em MSP, adora quando o assunto é backup. Rodrigo esbanja bom humor (diz a lenda que seu segredo é cerveja, churrasco e Rock'N'Roll) e é o mais ativo daqui, já até pensou em rodar o mundo em cima da sua bike.

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